IQAC क्या है? कार्य, सदस्य और मीटिंग की पूरी जानकारी (हिंदी गाइड)

अगर आप किसी कॉलेज या यूनिवर्सिटी में काम करते हैं, तो NAAC की बात आते ही एक शब्द बार-बार सुनने को मिलता है – IQAC। बहुत से टीचर और स्टाफ को लगता है कि IQAC बस एक कमेटी है जो NAAC की visit से पहले बना दी जाती है। असल में ऐसा नहीं है। IQAC किसी भी संस्था की quality का रोज़ का इंजन है। इस गाइड में हम आसान हिंदी में समझेंगे कि IQAC क्या है, इसके कौन-कौन से काम हैं, इसमें कौन लोग होते हैं और इसकी मीटिंग कैसे करनी चाहिए।

यह जानकारी NAAC की IQAC Guidelines (Version 6, 26 सितंबर 2019) पर आधारित है। NAAC समय-समय पर नियम और नोटिस अपडेट करता है, इसलिए आख़िरी फ़ैसला लेने से पहले नीचे दिए गए official लिंक ज़रूर देख लें।

IQAC क्या है?

IQAC का पूरा नाम Internal Quality Assurance Cell है। हिंदी में इसे “आंतरिक गुणवत्ता आश्वासन प्रकोष्ठ” कहा जाता है, लेकिन ज़्यादातर लोग इसे IQAC ही बोलते हैं। यह कॉलेज या यूनिवर्सिटी के अंदर बनी एक स्थायी (permanent) व्यवस्था है। इसका सीधा मकसद है कि संस्था की पढ़ाई, administration और काम करने के तरीके में लगातार और सोच-समझकर सुधार होता रहे।

NAAC के अनुसार IQAC के दो मुख्य उद्देश्य हैं। पहला, ऐसी व्यवस्था बनाना जिससे संस्था के academic और administrative performance में लगातार सुधार हो। दूसरा, संस्था के अंदर quality culture बनाना और अच्छी practices को पक्का करना। यानी IQAC का काम सिर्फ़ कागज़ भरना नहीं, बल्कि हर विभाग में “अच्छा काम करने की आदत” डालना है।

IQAC क्यों ज़रूरी है?

NAAC के Revised Accreditation Framework (RAF) में यह साफ़ लिखा गया है कि दूसरे और उसके बाद के accreditation cycle के लिए एक चालू (functional) IQAC और समय पर AQAR जमा करना minimum शर्तों में आते हैं। इसके अलावा, जब भी कोई कॉलेज NAAC, NIRF या NBA जैसी प्रक्रिया में जाता है, तो उससे साल भर का record माँगा जाता है। अगर IQAC पूरे साल data, meetings और activities का रिकॉर्ड रखती है, तो आख़िरी महीनों की भागदौड़ बहुत कम हो जाती है।

• पूरे साल का documentation एक जगह व्यवस्थित रहता है।
• हर विभाग को पता रहता है कि उससे क्या अपेक्षा है।
• स्टूडेंट्स और अभिभावकों से मिला feedback सुधार में बदल पाता है।
• AQAR और SSR बनाते समय data के लिए इधर-उधर नहीं भागना पड़ता।

IQAC के मुख्य काम

NAAC की गाइडलाइन में IQAC के कामों की पूरी सूची दी गई है। आसान भाषा में इन्हें ऐसे समझ सकते हैं:

1. Quality benchmarks तय करना: पढ़ाई और administration, दोनों के लिए ऐसे मानक बनाना और उन्हें लागू करना जिन पर संस्था अपना काम नाप सके।
2. Feedback लेना: स्टूडेंट्स, टीचर्स और बाकी stakeholders से feedback इकट्ठा करना, उसका विश्लेषण करना और quality से जुड़ी जानकारी उन तक पहुँचाना।
3. Quality activities का तालमेल: अलग-अलग विभागों की quality गतिविधियों को coordinate करना, उनके सुधारों का record रखना और एक MIS-based institutional database बनाए रखना।
4. Audit करना: समय-समय पर academic और administrative audit करना और उनके बाद follow-up करना। इसके लिए आप हमारी department audit checklist देख सकते हैं।
5. AQAR तैयार करना: हर साल की Annual Quality Assurance Report बनाकर NAAC को भेजना। इसकी पूरी जानकारी हमारे AQAR वाले हिंदी गाइड में है।

IQAC में कौन-कौन होता है?

IQAC की बनावट (composition) के बारे में भी गाइडलाइन में साफ़ बताया गया है। नीचे का table आपको एक नज़र में समझा देगा:

सदस्य	कौन होता है
चेयरपर्सन	संस्था का head (प्रिंसिपल / वाइस-चांसलर)
टीचर्स	अलग-अलग स्तर के टीचर्स का प्रतिनिधित्व, तीन से आठ सदस्य
Management	एक प्रतिनिधि
Administrative officers	कुछ वरिष्ठ प्रशासनिक अधिकारी
Nominees	स्थानीय समाज, स्टूडेंट्स और alumni में से एक-एक
बाहरी प्रतिनिधि	employers, उद्योग जगत या अन्य stakeholders में से एक-एक nominee
Coordinator / Director	एक वरिष्ठ टीचर, जो रोज़ का काम संभालते हैं

nominated सदस्यों का कार्यकाल दो साल का रखा गया है। गाइडलाइन में यह भी सलाह दी गई है कि coordinator को हर दो से तीन साल में बदलना चाहिए, ताकि नए विचार और नई ऊर्जा आती रहे।

IQAC की मीटिंग कब और कैसे करें?

गाइडलाइन के अनुसार IQAC को कम से कम हर quarter में एक बार मिलना चाहिए। मीटिंग के लिए कुल सदस्यों के दो-तिहाई (two-thirds) की quorum ज़रूरी मानी गई है। हर मीटिंग का agenda, minutes और action-taken report (ATR) officially साइन होना चाहिए और electronic रूप में ऐसे रखा जाना चाहिए कि ज़रूरत पड़ने पर तुरंत मिल सके।

मीटिंग का notice, agenda, minutes और ATR कैसे बनाएँ, इसका पूरा step-by-step तरीका हमने अलग पोस्ट में समझाया है: IQAC मीटिंग – Notice, Agenda, Minutes और ATR कैसे बनाएँ। तैयार formats यहाँ से देखें: notice format, agenda format, minutes format और action taken report format।

IQAC और AQAR का रिश्ता

IQAC पूरे साल जो काम करती है, उसका सार AQAR (Annual Quality Assurance Report) में आता है। AQAR सालाना जमा होती है और NAAC के portal पर online भेजी जाती है। इसलिए जिस कॉलेज की IQAC साल भर सक्रिय रहती है, उसके लिए AQAR बनाना बोझ नहीं, बस एक summary लिखने जैसा काम होता है। अंग्रेज़ी में इसका फ़र्क़ जानने के लिए SSR vs AQAR पोस्ट पढ़ें और IQAC की भूमिका पर विस्तार से जानने के लिए Role of IQAC in NAAC Accreditation देखें।

IQAC को मज़बूत बनाने के 7 आसान तरीके

1. साल की शुरुआत में calendar बनाएँ। कौन सी मीटिंग कब होगी, कौन सा audit कब होगा, यह पहले से तय रखें। हमारी IQAC quality calendar इसमें मदद करेगी।
2. हर विभाग में एक contact person रखें, जो महीने के आख़िर में data और photos IQAC को भेजे।
3. Feedback को बंद न रखें। जो suggestions आएँ, उन पर क्या कार्रवाई हुई, यह भी लिखकर रखें।
4. हर मीटिंग के बाद ATR बनाएँ, ताकि अगली मीटिंग में पिछले फ़ैसलों की स्थिति सामने रखी जा सके।
5. Documents का नाम और folder एक जैसा रखें। इससे सबूत ढूँढना आसान रहता है। देखें IQAC documentation best practices।
6. Coordinator के पास समय हो। अगर वह पूरा दिन पढ़ाने में लगे हों, तो उन्हें कुछ घंटे IQAC के काम के लिए मिलने चाहिए।
7. रिसर्च और प्रकाशन का record अलग रखें। फैकल्टी के papers और journal प्रकाशन की जानकारी अगर समय पर इकट्ठा होती रहे, तो research वाले criteria का काम आसान हो जाता है।

आम गलतियाँ जो IQAC में दिखती हैं

• मीटिंग सिर्फ़ NAAC के आने से पहले करना और minutes बाद में लिखना।
• Minutes में सिर्फ़ चर्चा लिखना, कार्रवाई और ज़िम्मेदार व्यक्ति का नाम न लिखना।
• सदस्यों की सूची पुरानी रहना, जबकि कार्यकाल पूरा हो चुका हो।
• Feedback लेना, लेकिन उस पर कुछ न करना।
• सारा काम एक ही व्यक्ति के भरोसे छोड़ देना।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल (FAQ)

IQAC क्या होता है?

IQAC का पूरा नाम Internal Quality Assurance Cell है। यह कॉलेज या यूनिवर्सिटी के अंदर बनाई जाने वाली स्थायी व्यवस्था है, जो पढ़ाई और administration की quality को लगातार बेहतर बनाने का काम करती है।

IQAC का चेयरपर्सन कौन होता है?

NAAC की गाइडलाइन के अनुसार संस्था का head, यानी प्रिंसिपल या वाइस-चांसलर, IQAC का चेयरपर्सन होता है। रोज़ का काम एक सीनियर टीचर संभालते हैं, जिन्हें coordinator या director कहा जाता है।

IQAC की मीटिंग साल में कितनी बार होनी चाहिए?

गाइडलाइन के अनुसार IQAC को कम से कम हर quarter में एक बार, यानी साल में कम से कम चार बार मिलना चाहिए। मीटिंग का agenda, minutes और action-taken report साइन करके सुरक्षित रखना चाहिए।

क्या IQAC में स्टूडेंट और alumni भी होते हैं?

हाँ। गाइडलाइन में स्थानीय समाज, स्टूडेंट्स और alumni में से एक-एक nominee रखने की बात कही गई है। इसके अलावा employers या industry के किसी प्रतिनिधि को भी शामिल किया जा सकता है।

IQAC के सदस्यों का कार्यकाल कितना होता है?

गाइडलाइन के अनुसार nominated सदस्यों का कार्यकाल दो साल का होता है, और coordinator को हर दो से तीन साल में बदलने की सलाह दी गई है।

IQAC और AQAR में क्या फ़र्क है?

IQAC संस्था के अंदर की टीम है, जबकि AQAR यानी Annual Quality Assurance Report वह सालाना रिपोर्ट है जो IQAC तैयार करती है और NAAC को online भेजी जाती है।

निष्कर्ष

IQAC किसी भी कॉलेज या यूनिवर्सिटी की quality व्यवस्था की रीढ़ है। अगर इसकी बनावट सही हो, मीटिंग नियमित हों और हर फ़ैसले का record रखा जाए, तो NAAC, NIRF या NBA की तैयारी अपने आप आसान हो जाती है। सबसे ज़रूरी बात यह है कि IQAC को साल भर का काम समझा जाए, सिर्फ़ accreditation के समय की कमेटी नहीं। अगर आपको अपनी IQAC को व्यवस्थित करने या documentation सेट करने में मदद चाहिए, तो हमसे संपर्क करें।

Further Reading (आगे पढ़ें)

• NAAC की official वेबसाइट – latest notices और manuals के लिए
• UGC की official वेबसाइट – उच्च शिक्षा से जुड़े नियम और guidelines
• NAAC की Revised IQAC Guidelines 2019 (PDF) – इस पोस्ट का आधार
• Role of IQAC in NAAC Accreditation (English)
• AQAR Preparation Guide (English)