AQAR क्या है? कैसे बनाएँ और कब जमा करें – NAAC की पूरी हिंदी गाइड

हर कॉलेज और यूनिवर्सिटी, जो NAAC से जुड़ी है, साल में एक बार एक रिपोर्ट बनाती है, जिसका नाम है AQAR। कई बार यह रिपोर्ट आख़िरी समय पर, बहुत जल्दबाज़ी में बनती है, और उसमें गलतियाँ रह जाती हैं। इस पोस्ट में हम आसान हिंदी में समझेंगे कि AQAR क्या है, इसमें क्या-क्या होता है, इसे कब और कैसे जमा किया जाता है, और साल भर इसकी तैयारी कैसे करें ताकि आख़िरी महीनों का तनाव न रहे।

यह जानकारी NAAC की IQAC और AQAR गाइडलाइन (Version 6, 26 सितंबर 2019) पर आधारित है। NAAC का नया framework और portal समय के साथ बदलता रहता है, इसलिए submission से पहले naac.gov.in पर ताज़ा नोटिस और format ज़रूर देख लें।

AQAR क्या है?

AQAR का पूरा नाम Annual Quality Assurance Report है, यानी “वार्षिक गुणवत्ता आश्वासन रिपोर्ट”। यह IQAC द्वारा तैयार की जाने वाली सालाना रिपोर्ट है, जिसमें एक academic year (जैसे 1 जुलाई से 30 जून) की गतिविधियाँ, उपलब्धियाँ और सुधार दर्ज होते हैं। सरल शब्दों में कहें तो AQAR आपकी संस्था की सालाना “रिपोर्ट कार्ड” है, जो आप ख़ुद NAAC के सामने रखते हैं।

AQAR का मकसद सिर्फ़ NAAC को data देना नहीं है। इसकी मदद से संस्था ख़ुद देख पाती है कि साल भर में किन क्षेत्रों में अच्छा काम हुआ और कहाँ सुधार की ज़रूरत है। IQAC क्या करती है, यह समझने के लिए हमारा IQAC क्या है – हिंदी गाइड पढ़ें।

AQAR क्यों ज़रूरी है?

• Accreditation की शर्त: NAAC की गाइडलाइन के अनुसार दूसरे और उसके बाद के accreditation cycle के लिए functional IQAC और AQAR का समय पर जमा होना minimum शर्तों में आता है।
• SSR की नींव: जब अगली बार Self Study Report बनाने का समय आता है, तब पिछले सालों की AQAR ही सबसे बड़ा आधार बनती हैं। SSR और AQAR का फ़र्क यहाँ पढ़ें।
• Self-review: साल भर के काम पर नज़र डालने और अगले साल की योजना बनाने का मौका मिलता है।
• पारदर्शिता: स्टूडेंट्स, अभिभावक और बाकी stakeholders देख सकते हैं कि संस्था quality के लिए क्या कर रही है।

AQAR कब और कहाँ जमा की जाती है?

NAAC की गाइडलाइन के अनुसार AQAR हर साल, online जमा की जाती है और इसके लिए hard copy भेजना ज़रूरी नहीं है। पहली AQAR accreditation की तारीख़ के एक साल बाद से शुरू होती है। portal खुलने के बाद इसे 90 दिन के अंदर जमा करने की बात कही गई है। इसलिए बेहतर यही है कि portal खुलने से पहले ही data तैयार हो।

एक और ज़रूरी बात: AQAR जमा करने से पहले उसे संस्था के statutory bodies (जैसे governing body या academic council) से मंज़ूरी मिलनी चाहिए। इसलिए इस मंज़ूरी के लिए भी समय रखें।

AQAR में क्या-क्या होता है?

NAAC की गाइडलाइन में AQAR का ढाँचा इस तरह बताया गया है:

Part A – संस्था का data

• संस्था का सामान्य परिचय और विवरण
• IQAC की बनावट (कौन-कौन सदस्य हैं) और साल भर की IQAC गतिविधियाँ
• पिछले साल की योजनाएँ और उनके नतीजे (plan of action और outcomes)

Part B – Criteria के अनुसार जानकारी

इस गाइडलाइन में सात criteria के अनुसार जानकारी माँगी गई है: curricular aspects; teaching, learning and evaluation; research, innovations and extension; infrastructure and learning resources; student support and progression; governance, leadership and management; और institutional values and best practices। हर criterion का data पूरे साल इकट्ठा होता रहे, तो आख़िरी समय में सिर्फ़ जाँचना और भरना रह जाता है।

(नोट: NAAC का नया Binary Accreditation framework आने के बाद formats और attributes में बदलाव हो सकते हैं। इसलिए जो format portal पर हो, वही फ़ाइनल मानें।)

भावी योजना

अंत में संस्था अगले academic year के लिए अपनी योजना देती है। इसे गंभीरता से लिखें, क्योंकि अगले साल की AQAR में इसी योजना के नतीजे पूछे जाते हैं।

साल भर AQAR की तैयारी कैसे करें? (Step-by-step)

1. जुलाई में calendar बनाएँ: हर criterion के लिए ज़िम्मेदार व्यक्ति तय करें। IQAC quality calendar इसमें काम आएगी।
2. हर महीने data इकट्ठा करें: events, workshops, research papers, placements, MoUs, feedback, सब कुछ उसी महीने दर्ज करें। देखें साल भर AQAR records कैसे रखें।
3. सबूत (evidence) साथ में रखें: हर आँकड़े के साथ उसका proof, जैसे circular, photo, report या certificate, एक तय folder में रखें।
4. Quarterly review करें: IQAC की हर quarterly मीटिंग में AQAR की प्रगति देखें। मीटिंग कैसे करें, यह IQAC मीटिंग गाइड में समझाया है।
5. Draft बनाकर जाँचें: portal खुलने से पहले पूरा draft तैयार रखें और हर आँकड़े को दोबारा मिलाएँ।
6. मंज़ूरी लें: statutory bodies से मंज़ूरी लेकर ही final submission करें।
7. Final copy सुरक्षित रखें: जमा की गई AQAR और उसके सबूत भविष्य के SSR के लिए संभालकर रखें।

AQAR में होने वाली आम गलतियाँ

• सारा data आख़िरी हफ़्ते में इकट्ठा करना।
• आँकड़ों का एक जगह कुछ और, दूसरी जगह कुछ और होना।
• सबूत के बिना बड़े-बड़े दावे लिखना।
• IQAC की गतिविधियों को ठीक से दर्ज न करना।
• पिछले साल की योजना और इस साल के नतीजों में कोई तालमेल न होना।

इन गलतियों से बचने के आसान तरीके हमारी अंग्रेज़ी पोस्ट Common AQAR Mistakes and How to Avoid Them में विस्तार से दिए हैं। पूरी तैयारी की रूपरेखा के लिए AQAR Preparation Guide भी देखें।

Research data के लिए क्या करें?

AQAR में research और publications वाला हिस्सा अक्सर सबसे ज़्यादा मेहनत माँगता है। अगर आपके फैकल्टी के research papers और journal प्रकाशन का record साल भर व्यवस्थित रखा जाए, तो इस हिस्से में बहुत सहूलियत होती है। फैकल्टी को सही मंच पर अपने शोध प्रकाशित करने के लिए प्रेरित करना भी IQAC के कामों में गिना जा सकता है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल (FAQ)

AQAR क्या है?

AQAR का मतलब Annual Quality Assurance Report है। यह संस्था की IQAC द्वारा हर साल तैयार की जाने वाली रिपोर्ट है, जिसमें एक academic year में संस्था की गतिविधियों, उपलब्धियों और आगे की योजनाओं की जानकारी होती है।

AQAR कहाँ जमा की जाती है?

गाइडलाइन के अनुसार AQAR NAAC के portal पर online जमा की जाती है। hard copy भेजने की ज़रूरत नहीं बताई गई है।

AQAR जमा करने की समय-सीमा क्या है?

गाइडलाइन में कहा गया है कि portal खुलने के 90 दिनों के अंदर AQAR जमा कर देनी चाहिए। portal की तारीख़ें हर साल बदल सकती हैं, इसलिए NAAC की वेबसाइट पर ताज़ा नोटिस देखते रहें।

AQAR कौन तैयार करता है?

AQAR तैयार करने की ज़िम्मेदारी IQAC की होती है। इसे संस्था के statutory bodies से मंज़ूरी मिलनी चाहिए, उसके बाद ही जमा किया जाता है।

AQAR में कौन-कौन से हिस्से होते हैं?

NAAC की गाइडलाइन के अनुसार AQAR में Part A (संस्था का data, IQAC की बनावट और गतिविधियाँ, योजनाओं के नतीजे) और Part B (criteria के अनुसार जानकारी) होते हैं, साथ में अगले साल की भावी योजना भी दी जाती है।

AQAR न जमा करने पर क्या होता है?

NAAC की गाइडलाइन के अनुसार दूसरे और आगे के accreditation cycle के लिए functional IQAC और समय पर AQAR जमा करना minimum शर्तों में गिना गया है। इसलिए इसमें देरी नहीं करनी चाहिए।

निष्कर्ष

AQAR को अगर साल भर की आदत बना लिया जाए, तो यह बोझ नहीं रहती। हर महीने थोड़ा data, हर quarter में एक review और आख़िर में मंज़ूरी, बस इतना ही चाहिए। इससे न सिर्फ़ NAAC की ज़रूरत पूरी होती है, बल्कि संस्था को अपने काम की सच्ची तस्वीर भी मिलती है। अगर आप चाहते हैं कि आपकी AQAR का data और documentation व्यवस्थित हो, तो BGC AQAR management सहायता के बारे में पढ़ें या हमसे सीधे संपर्क करें।

Further Reading (आगे पढ़ें)

• NAAC की official वेबसाइट – latest notices, formats और portal की जानकारी
• UGC की official वेबसाइट
• NAAC की Revised IQAC Guidelines 2019 (PDF) – इस पोस्ट का आधार
• AQAR Preparation Guide (English)
• IQAC क्या है – हिंदी गाइड